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Konfiguration automatischer Antwort-Mails (Autoresponder) in Exchange 2003.
In manchen Unternehmen ist es wünschenswert, dass eine eingehende Nachricht an eine bestimme E-Mail-Adresse (z.B. Support) mit einer Standardnachricht beantwort wird.
Da auf diese Art von Nachrichten meistens eine Gruppe von Benutzern Zugriff haben soll, eigenen sich E-Mail aktivierte Öffentliche Ordner besonders für derartige Aufgaben.
Beispiel: Nachrichten, die an support@sbspraxis.de gesendet werden, sollen mit einer Standardnachricht beantwortet werden
Hinweis: Damit Sie die weiter unten angeführte Regel für die automatische Antwort erstellen können, müssen Sie als Administrator angemeldet sein.
- Erstellen Sie einen öffentlichen Ordner wie hier beschrieben (z.B. Support).
- Ändern Sie die Berechtungen für den soeben erstellten Ordner.
Hinweis: Der Benutzer Anonym muss die Berechtigungsstufe 1 (Elemente erstellen) haben, damit externe Nachrichten (außerhalb Ihrer Exchange Domäne) an diesen Ordner gesendet werden dürfen.
- Wie Sie einen öffentlichen Ordner E-Mail aktivieren und die SMTP Adresse des Ordners überprüfen, wird ebenfalls hier beschrieben.
- Wenn der öffentliche Ordner auch in den Exchange Adresslisten angezeigt werden soll, führen Sie auch die hier beschriebenen Schritte durch.
Erstellen einer Autoantwort mit Hilfe des Outlook Ordner-Assistent.
- Aktivieren Sie in der Ordnerlisten Ansicht den zuvor erstellten Öffentlichen Ordner
(z.B. Support), klicken Sie rechts, und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
- Aktivieren Sie das Register Ordnerverwaltung.
- Klicken Sie auf den Button Ordner-Assistent.
Hinweis: Sie können diese Konfiguration nur in der Ordnerlisten Ansicht durchführen. Wenn Sie den Ordner in der Favoritenliste auswählen, ist der Button Ordner-Assistent nicht aktiviert.
- Klicken Sie auf Regel hinzufügen.
- Aktivieren Sie die Checkbox Antworten mit im Fenster Regel bearbeiten.
- Klicken Sie anschließend auf Vorlage.
- Geben Sie im darauf erscheinenden Nachrichten Fenster Betreff und den gewünschten Text ein, den der Absender erhalten soll.
- Klicken Sie anschließend auf Datei und wählen Sie speichern und schließen.
- Bestätigen Sie Ihre Eingaben im Fenster Regel bearbeiten mit OK.
- Bestätigen Sie die nun folgende Meldung „Diese Regel betrifft alle eingehenden Nachrichten“ mit JA.
Testen Sie Ihre Konfiguration, indem Sie eine Nachricht an den öffentlichen Ordner senden
(z.B. support@sbspraxis.de). Als Antwort sollten Sie die von Ihnen in Punkt 7 erstellte Nachricht erhalten.
Um auch Antworten an Absender außerhalb Ihrer Exchange Domäne zuzulassen, muss im Exchange Server noch die Funktion "Automatische Antworten zulassen" aktiviert werden.
- Starten Sie den Exchange-System-Manager.
- Erweitern Sie das Objekt Globale Einstellungen.
- Aktivieren Sie Internet-Nachrichtenformate und anschließend Standard im rechten Eigenschaftsfenster.
- Klicken Sie rechts, und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
- Aktivieren Sie das Register Erweitert.
- Aktivieren Sie die Checkbox Automatische Antworten zulassen.
- Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK.
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